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テレワークで以前よりも重視されるメールのスキル
2020年は大手から零細企業までテレワークが普及し、テレワーク対応で評価される人と淘汰される人、さらに一歩を踏み出して独立に至る人までいます。そしてその第一歩はメール送受信のスキルになります。会社のオフィスにあるネット回線やパソコンはウイルスや迷惑メール対策を施しているのが一般的ですが、自宅でテレワークをする場合に、自宅のインターネット回線や個人所有のパソコンを使う場合には、社内であればセキュリティーシステムがシャットアウトしていた迷惑メールの対応から始まり様々な作業が必要になります。
また、取引先やクライアントと直接メールをやり取りするなどの、オフィスであれば責任者に確認する人的なチェック機構が機能しないため十分なチェックが求められます。
ここでは、オフィスとテレワークで必要になる「メール作業の受信、返信と転送、送信、添付関連」の4つに分けて紹介します。
メール受信の基本4項目
メールの受信は、メールソフトを起動すれば自動的にメールを受信する、受信アイコンをクリックすればメールを受信すると思っている方も多いかもしれません。会社では多くの場合ネットワークの管理者がメールを送受信するためのメールサーバーやメールアカウントとパスワードの設定初めとしてメールを快適に送受信するための対策をしています。
自宅のパソコンを使ってメールを送受信する場合はもちろんのこと会社で貸与されたパソコンを自宅のインターネット回線に接続して使う場合にもこれらの設定が必要になることがあるので最小限のことは覚えておく必要があります。
【1/12】メールソフトの設定確認とパスワード変更
多くの会社では社員各人にメールアドレスの用意するほかに所属部署やプロジェクトのチームなどで共通のメールアドレスを運用しています。特に共通メールアドレスのパスワードは定期的に変更するほかに収録人員やメンバーが入れ替わった場合にも変更されるのが通例です。
使用しているメールソフトウェアのパスワードは自分でできるようにパスワードの変更方法を確認しておきましょう。
メールの受信方法にはメールを自分のパソコンにダウンロードして操作を行うPOP(Post Office Protocol)と、メールをメールサーバー上で操作するIMAP(Internet Message Access Protocol)があり、共通のメールアドレスのメールをIMAPで削除すると他の人が読めなくなってしまうので、POPでメールをサーバーに残す設定にしておき、削除は管理者が行うようにすれば安全です。
【2/12】受信メールの仕分け
受信メールの大きく分けて以下の4つになります。1.迷惑メールの除去
2.直ちに対応が必要なメール、
3.転送や回覧が必要なメール、
4.自分やチームの作業に必要な情報や資料のメールです。
また、開封確認については、会社によって対応の決まりがあると思いますが、開封確認のついた迷惑メールは誤って開封通知送信しないように注意が必要です。
【3/12】添付ファイルの保存と解凍
受信したメールに添付ファイルが付いている場合はそのままクリックせずに保存しましょう。保存されたファイルがどこに行ったかわからないという方がたまにいますが、そういう場合はメールソフトの設定でどこに保存されているか確認しましょう。
圧縮されたzipファイルは解凍して保存することになりますが、解凍する前に発信元を再確認するのは常識です。
また、ファイルの拡張子がzipではなく「.exe形式」の場合は発信元を偽装したウイルスの場合は実行してしまうことになるので、本当に解凍して良いファイルなのか十分に確認しましょう。
【4/12】受信メールと添付ファイルのプリントアウト
受信したメールの本文や添付ファイルを会議や打ち合わせで使う場合、プリントアウトする必要がありますが、メールソフトの印刷メニューから印刷すると読みにくいプリントになる場合が多いので、印刷する場合はメール本文をコピーしてwordなどに貼り付けて文字サイズや共感を調整して、読みやすいプリントを印刷します。内容によっては拡大縮小や表裏印刷プロジェクター用印刷が必要なことがあります。
複数ページにわたるものは帳合いを整えて印刷するスキルも必要になります。
メール返信と転送の基本2項目
ビジネスメールの基本はそのメールが「誰から誰へ何を伝えたいか」がはっきりと解ることです。返信時の本文に、挨拶をつけずに引用だけで戻すのもマナー不足でが、長すぎる挨拶文はかえって迷惑になります。
【5/12】返信メールの返信先と(全員/特定)/引用範囲
返信メールには受信したメールを引用形式でつけるのが基本ですが、あまり長くなった場合や急ぎの場合は要点だけを引用して返信するのも1つの方法です 本文が「了解しました」だけの返信メールが戻ってくることがありますが、社内ならOKでも取引先の場合は、先方の社名・部署名と担当者様名は必要です。また、発信メールアドレスが複数の場合、全員宛てに返信するか特定のメールアドレスだけに返信するか選択できますが、メールソフトの初期設定では全員宛に返信されるようになっている場合が多いので確認しておきましょう。
【6/12】受信メールの転送(改変/原文)
受信メールを転送する場合、そのまま転送すれば良い場合と、注釈つけなければならないと発信者と宛先が分からない場合に分かれます。これは元メールが一見しただけでは誰から誰へあてたメールかはっきりわからない場合に、なおかつ転送する相手がメールアドレスなどから差出人の推測できない場合に必用です。
取引先の社長さんから自社の社長へ宛てたメールが担当営業にに届いた場合など、取引先の年輩の方から来たメールを自社の年輩の役員に転送する場合などは必須ともいえます。
メール送信の基本3項目
ビジネスメールでは、HTMLメールを使う頻度は少ないと思いますが自分のパソコンを使う場合はHTML形式ではなくテキスト形式でメールを作成するようになっているか確認しましょう。また、送信したメールのコピーが送信済みフォルダ保存されるようになっているか確認し、保存されない場合は設定を変更して送信したメールと同じ控えが保存されるようにしますが、テレワークなどでは誰が誰へ送信したか分かるようBCCなどを使う必要もあります。
【7/12】迷惑メール扱いされないタイトルの付け方
メール送信で1番大事なのはメールのタイトルの付け方です。迷惑メールがほ多くなっている現在メールのタイトルによってはセキュリティソフトで除外されたりメールソフトのスパム対策でゴミ箱送しまいます。
迷惑メール扱いされないタイトルの付け方としては、日本語メールの内容と発信者を明示することです。
例として、「株○○よりお見積り書です」、「お見積り書です[株○○]」のような形になります。
迷惑メールを間違われやすい例としては、「添付ファイルをクリックしてください」、「返信してください」など、差出人を明示しないものや要求が強いもの、英文だけのものがあります。
【8/12】CCとBCCによるメールの送信
CC(Carbon Copy)メールは、同じメールを送信したメールアドレスが全てメールのヘッダに表示されて受信した人は同じメールを誰が受け取ったかが分かります。BCC(Blind Carbon Copy)メールは受け取った人が自分以外に同じメールを受け取った人がいるか分かりません、勿論同じメールを受け取っている人のメールアドレスも分かりません。
テレワークの場合はもちろんのこと会社内のメールでも取引先やクライアントに送るメールを部署内のチームのスタッフや上司にも送る場合など、先方にチームのスタッフが全員知っていることを知らせる場合CCを使うこともありますが、メールアドレスが知られては不都合な場合はBCCを使うことがあります。
1番注意しなければならないことは複数の取引先に同じメールを送る場合必ずBCCを使う事です。
CCを使うと自社の取引先が全部知られてしまうことになります。
【9/12】添付ファイルをパスワード保護とその場合のパスワードの別送信
添付ファイルをパスワード保護圧縮した場合のパスワードについて2種類の取り決めが使われています。1つはあらかじめ先方に一定のパスワードを知らせておく方法です。
こうすることで受信した人がすぐに添付ファイルはパスワード入力して回答することで利用できます。
もう一つは、ファイルを添付したメールとは別のメールでパスワードを送信する方法ですが、パスワードメールのタイトルをパスワードなどにすると迷惑メールに分類されて届かない場合があるので注意が必要です。
パスワード保護する第一の目的は誤配信などでメール予期しない相手に届いたときに添付ファイルを保護することなので、パスワード保護したファイルを添付したメールの本文にパスワードパスワード保護の意味がなくなってしまいます。
メール送信添付関連作業の基本3項目
送信するメールに添付ファイルがある場合必ずと言っていいほど出てくる関連作業があります。それはメールを受け取った人が誰でもファイルを見たり使ったりできるようにすることと、添付ファイル容量の調整です。
【10/12】添付ファイルの圧縮と容量確認
グラフィックや動画の容量の大きいデータを扱うクリエイティブ関連の会社などをのぞけば、通常のメールに添付して迷惑にならないデータのサイズは3MB程度が基準で5MBを上限と考えた方が良いでしょう。それ以上のデータサイズはメール送る前に相手に確認する必要があります。
ちなみに、Yahoo!メールでは本文と添付合わせて最大25MB、Outlookでは20MB、Gmailは50MBとなっていますので、これらを一時的に利用したり、Google Driveを使用すれば、Gmailのファイルへのリンクの挿入で最大15GBのデータを送信する方法もあります。
なお、添付ファイルは圧縮して容量をできるだけ小さくするのが基本ですが、複数のファイルがあるときはフォルダにまとめてから圧縮することになります。
また、圧縮したファイルの容量を確認するには、ファイルに回すカーソル合わせて右ボタンをクリックしてファイルのプロパティメニューから確認することができます。
【11/12】添付画像の種類・容量確認とリサイズ
デジタルカメラの画像は高性能化とともに、容量が大きくなっています。このため数枚の画像でも50MB以上になってしまうこともあります。
またデジタルカメラの設定によっては、ローデータというカメラ毎の独自形式画像で出力されていることもあります。
このような場合はデジタルカメラ付属のソフトで一般的なjpeg形式にコンバートしたり、画像のサイズを小さくするなどの作業をしてから添付しましょう。
【12/12】ワードやエクセルのファイルのPDF化と不要なマクロの無効化
ワードやエクセルのファイルを添付する場合には、修正や記入して返信が必要な場合はwordやExcelの形式で添付することになりますが、返信が必要でない場合は不要なマクロを無効にすることで相手が開いた時にマクロに関するアラートが出ること防げます。また、word文章で特殊なフォントを使ったり、文字の装飾を多く施している場合は、受信した人のパソコンの環境によっては意図した通りに表示されないことも多いので、PDF化して送信すると良いでしょう。
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